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Relaciones públicas: cómo lograr la atención de un reportero

¿Qué puedes hacer tú para que tu comunicado no se vaya al folder de la basura?

Uno de los retos para quien comienza su negocio es conseguir cobertura por parte de los medios. Puedes pasar horas planeando un evento grandioso, pero si a la hora los medios de comunicación no se enteran y no asiste nadie a tu evento, habrás perdido tiempo, dinero y esfuerzo.

Hoy como reportera, te cuento los cinco pasos mágicos.

Una manera de facilitar que los reporteros le presten atención a tu empresa o evento es a través de los comunicados de prensa. Sin embargo, aunque esta herramienta es gratuita y sencilla, si no sigues ciertos pasos claves en su elaboración y distribución, continuarás perdiendo tu tiempo.

Vayamos paso por paso:

  1. A quién mandarle la información.

Este es un paso esencial. Los reporteros queremos hacernos la ilusión de que alguien nos lee y de que lo que publicamos es interesantísimo. Participa en el juego y ayúdanos a ayudarte. Si nos mandas un comunicado en masa, sin siquiera buscar nuestro nombre, trataremos tu comunicado como información en masa. Probablemente, a menos que sea algo muy exclusivo o interesante, irá a la lista de “después lo leo”.

En vez de mandar la misma información a 100 publicaciones, encuentra cuáles son las que cubren tu tema, o en cuáles es más probable que estén los lectores que se interesen por tu negocio, y enfócate ahí. Siempre puedes encontrar el correo electrónico de los reporteros junto a sus artículos, o en la lista de contactos en el website de la empresa, si se trata de otro tipo de medio como la televisión o radio.

Antes de mandar un comunicado sobre los nuevos cursos de obediencia canina en tu veterinaria, lee un poco lo que escribe el reportero al que le vas a escribir. Si todos sus temas son de desarrollo de la familia o de arte, lo más probable es que te ignore. Tu evento se oye fenomenal, simplemente no es su área de trabajo.

Tómate el tiempo para investigar qué publicaciones y qué reporteros cubren los temas relacionados a tu negocio, o por lo menos, intenta darle un ángulo interesante que se relacione al tema del reportero: El arte de criar hijos y educar a las mascotas, por ejemplo.

  1. Cuándo mandar la información.

Ayer. Es en serio, lo antes posible. Ya sé que es posible que no tengas todos los detalles con un mes de anticipación, pero no importa. Manda un correo con un aviso. Es como una invitación a que el reportero te reserve espacio y tiempo en su agenda. “Aviso a los medios: Evento X tendrá lugar en aproximadamente 3 semanas. Esperamos que asistan A y B. Detalles y informes llegarán lo antes posible. Contacto al 88888888”.

Ten en cuenta que los calendarios editoriales se planean con meses de anticipación en las publicaciones diarias; imagínate en las revistas mensuales, usualmente ya tienen casi todo listo con 8 meses de anticipación.

Entonces, apenas pongas una fecha, aunque sea aproximada, apenas tengas noción de que algo va a ocurrir, contacta a tus reporteros.

No hay nada más triste, que recibir un comunicado tres días antes del evento y darte cuenta que aunque te hubiera gustado escribir la nota, tu publicación se va a prensa el martes en la mañana y ya no hay tiempo. Si tú lees la revista el jueves, puedes estar seguro que para el viernes anterior ya tenían reservado todo el espacio de publicación.

Para averiguar el calendario de edición, pregunta. No hay ningún problema en hablarle al editor o al reportero y preguntar, ¿Cuándo es tu cierre de edición? O para la televisión, ¿A qué hora es tu deadline? Esto demuestra respeto y conocimiento de nuestro trabajo. Lo apreciaremos.

  1. Qué información debes mandar y en qué formato.

Tu comunicado de prensa debe de ser CLARO, CONCISO Y CORRECTO.

Hay diferentes estilos para escribir un comunicado de prensa, pero todos deben incluir ciertas cosas si es que quieres que alguien lo lea.

  • Repite conmigo: Mi ortografía habla de mi profesionalismo y seriedad. Dicen por ahí que de mala ortografía nadie se muere. Yo te puedo asegurar que en la sala de noticias, muchos reporteros nos hemos muerto de risa de leer lo que algunos “publicistas profesionales bilingües” nos han escrito. Algunos, hasta merecen enmarcarlos. Tu ortografía me indica que eres un profesional y que respetas mi profesión. Tómate un minuto para pasar el texto por el auto-corrector, o pídele a tu tía la maestra que lo lea. Después vuélvelo a leer.

Esto no quiere decir que por un simple error de dedo o un despiste vamos a ignorarte, pero es mejor que hablemos de tu evento y no de que todavía no encuentras los acentos en el teclado. Si tú no te das el tiempo para poner atención, nosotros menos. Sí, todos somos humanos y cometemos errores.

  • Primero dame lo esencial e importante . Tenemos poco tiempo, dame los detalles esenciales desde el encabezado para que yo sepa de qué se trata tu evento. No escribas “comunicado de prensa” en el tema de tu correo. Distínguete de los otros 20 comunicados. En menos de 100 caracteres dime de qué es el evento y fecha. Por ejemplo:

Tema: Curso de obediencia canina y la familia 6 Sept. Gratis.

En el primer párrafo del comunicado contesta las preguntas: ¿qué?, ¿cuándo?,¿dónde? , de manera clara y concisa. Después, en el segundo párrafo contesta el ¿cómo?, ¿por qué? y finalmente ¿para qué?. Estas dos últimas es donde puedes explayarte con detalles de la relevancia de tu evento o noticia, el impacto que tendrá ante nuestros lectores o público, etc. Aquí es donde nos vendes tu idea.

  • Incluye tus datos. Claramente indica con quién y cómo nos podemos poner en contacto acerca de tu evento. Siempre incluye un correo electrónico, un número de teléfono y de preferencia un sitio web, si lo tienes.

4. No mandes tu comunicado en pdf.

Las salas de prensa son como la NASA, cada segundo cuenta. Si el reportero tiene que abrir o descargar un archivo para poder leer tu comunicado, hay grandes posibilidades de que accidentalmente el servidor haya filtrado tu mensaje como spam.  Supongo que sucede.

De preferencia incluye toda la información en el cuerpo de tu correo electrónico. Los únicos archivos adjuntos deben de ser:

  • Fotografías del evento con nombre del fotógrafo y permiso para usarla. Con nombres de los fotografiados de izquierda a derecha. Sin textos promocionales o marcas de agua. De alta resolución.
  • Materiales multimedia.

5. Cómo darle seguimiento.

Una vez que hayas mandado el comunicado, espera uno o dos días. Si tienes el teléfono del reportero, está bien llamar y preguntar “¿Recibiste la información?, ¿necesitas más detalles?, ¿te puedo agendar una entrevista con nuestro entrenador o celebridad?”. Si no te contesta nadie (casi nadie contesta el teléfono, estamos en junta o escribiendo), deja un mensaje detallado y tu número de teléfono.

En una semana, vuelve a mandar el comunicado.

Si el reportero te llama o te contesta el correo, por favor, no esperes una semana tú para mandar la información que se te solicitó. Pregúntale para cuándo la necesita y cumple con la fecha. Si nosotros no tenemos nuestras notas listas para la junta editorial,  es posible que aquel fantástico artículo que queríamos escribir sobre tu evento quede en la memoria. Recuerda, competimos con otros reporteros por espacio. Si tú nos das las armas para pelear, lo más probable es que seamos tus campeones.

Una vez que se publique tu artículo, tómate un segundo para dar las gracias, o mejor aún, escríbenos y dinos qué fue lo que te gustó.

Te deseo mucho éxito y recuerda: el auto-corrector de ortografía es tu amigo. Úsalo siempre.

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